8 серпня 2023 року консорціум Intecracy Group провів онлайн-захід у форматі Intecracy Expert Webinar. Заявленою темою була «Керування довідниками та основними даними підприємства», а спікером виступив провідний архітектор рішень Сергій Балашук. У фокусі доповіді була система керування довідниками та даними підприємства: як прибирати дублікати в корпоративних базах, узгоджувати записи між прикладними системами й будувати Single Source of Truth для щоденної роботи бізнесу.
Для напряму корпоративного документообігу, електронних архівів, інтеграції та Data Governance тема має прикладне значення. Документ може бути формально правильно зареєстрований, але залишатися ризиковим для процесу, якщо контрагент, товар, адреса або ідентифікатор у пов'язаній системі відрізняється від іншого довідника. Саме такі розбіжності створюють помилки у звітності, ручні уточнення та затримки в ухваленні рішень.
Дані як основа керованих бізнес-процесів
Сергій Балашук пояснив, що великі організації накопичують інформацію в різних функціональних зонах: фінансах, логістиці, продажах, закупівлях та інших підрозділах. Коли кожна система веде власні довідники, один і той самий об'єкт може отримати кілька варіантів назви, коду або реквізитів. Для підприємства це не лише технічна незручність, а й фактор, який впливає на якість звітності, швидкість погоджень і точність аналітики.
«Створення єдиного джерела достовірних даних — це не одноразовий технічний проект, а постійний процес управління. Головний компроміс, з яким стикаються архітектори при впровадженні MDM, полягає у виборі між жорсткою централізацією, яка уповільнює внесення нових записів, та аналітичною консолідацією, яка дозволяє системам працювати автономно, але вимагає складних алгоритмів зіставлення та злиття даних post factum. Ми повинні знайти баланс, який відповідає динаміці конкретного бізнесу», — зазначив Сергій Балашук.
Дедуплікація та формування достовірного запису
Окрему частину вебінару було присвячено механізмам очищення нормативно-довідкової інформації. Спочатку дані з різних джерел потрібно привести до спільного формату: уніфікувати адреси, телефони, назви компаній, податкові коди та інші атрибути. Після цього застосовуються евристичні методи та нечітке зіставлення, які допомагають знайти записи, схожі між собою, але не ідентичні формально.
Коли потенційні дублікати визначено, система використовує правила живучості даних. Вони задають, яке джерело є пріоритетним для конкретного атрибута. Наприклад, адреса контрагента може братися з CRM, а платіжні реквізити — з ERP. Так формується Golden Record — узгоджений запис, що містить найактуальнішу перевірену інформацію.
Архітектура MDM: від реєстру до транзакційної моделі
У доповіді були розглянуті три базові моделі побудови MDM. Реєстр зберігає в центральному хабі покажчики та перехресні ідентифікатори, залишаючи самі дані у системах-джерелах. Консолідація регулярно збирає інформацію до центрального вузла для аналітики та звітності, але не забирає в локальних систем операційне введення. Централізована, або транзакційна, модель переносить створення й зміну основних даних в MDM-систему, після чого оновлення розповсюджуються в інші застосунки.
Вибір архітектури, за змістом вебінару, залежить від технічної зрілості ІТ-ландшафту та готовності організації змінювати бізнес-процеси. Для майбутніх інтеграцій важливо, що нові системи можуть підключатися до вже очищеного й структурованого джерела даних, а не створювати ще один ізольований довідник.
Data Governance і відповідальність за довідники
Технічні інструменти не замінюють управлінських правил. Сергій Балашук наголосив на ролі Data Governance — регламентів, ролей і відповідальності за створення, перевірку та затвердження записів у довідниках. Data Stewards мають бути зв'язком між ІТ і бізнесом, особливо тоді, коли автоматичні алгоритми не можуть однозначно вирішити конфлікт або визначити дубль.
Для підприємств, що розвивають електронний документообіг, архіви та інтеграційні контури, такий підхід означає контрольовану основу для процесів і звітності. Більше контексту подано в публікації Intecracy Group про вебінар Сергія Балашука
Автор матеріалу